Categoría en Marketing y Management

Cómo hablar en público

Cómo hablar en público

Cómo hablar en público (y tener éxito)

Curso online como hablar en publico

Curso práctico multimedia online: 30 €

➡ Sencillo, cómodo, económico

➡ Con servicio de tutoría y diploma incluido

➡ Curso para siempre, sin caducidad

➡ Curso online actualizado y actualizable

 


 

Curso Cómo hablar en público (y tener éxito)

 

Objetivos

Por medio del aprendizaje de la comunicación verbal y no verbal el curso pretende que el alumno adquiera los conocimientos suficientes para comunicarse de forma exitosa con las personas, ya sea para su actividad profesional o social.

Método

El curso se divide en 4 módulos:

  • Comunicación verbal
  • Hablar en público
  • Comunicación no verbal
  • Comunicación comercial

Y utiliza tres formas de aprendizaje:

  • Videos
  • Lecturas
  • Tests

Con ello se pretende un aprendizaje práctico, cómodo, sencillo y rápido.

 


 

➡ Mas información y compra del curso Cómo hablar en público

 


 

Tema 21 del curso: El ritmo

 

 


 

Lectura: la comunicación verbal 1

 

1. COMUNICACIÓN VERBAL

Con mucha frecuencia le atribuimos a la comunicación el éxito o el fracaso de nuestra actuación en los diferentes papeles que asumimos en la vida diaria. El trabajo, los negocios, la sociedad, la política, los amigos, la familia y el estudio son algunos de los aspectos que nos
obligan a emitir mensajes orales y escritos. El lenguaje es el instrumento que nos permite comunicarnos con los demás al enviar y recibir mensajes. Podemos decir que existen dos tipos de comunicación: la verbal y la no verbal.

Dentro de la primera situamos a la comunicación oral y a la escrita y en la segunda, todo lo referente a la comunicación no verbal, es decir, el lenguaje corporal, gestual y también el de algunas manifestaciones del arte como la pintura, la escultura, la danza y la arquitectura.

En una simple conversación tenemos comunicación. Cuando escuchamos un noticiario por la radio o cuando lo vemos por televisión, también nos enfrentamos a un acto de habla.

Saludar en la calle a las personas, agitar la mano en señal de despedida, detenernos ante un semáforo, saludar de mano a un conocido, encontrar a un amigo y preguntarle lo que hizo el día anterior, escuchar la clase, hacer preguntas al profesor, leer un periódico, responder un examen, hablar con nosotros mismos, etc., todos estos son interacciones que requieren de la comunicación verbal y no verbal para llevarse a cabo.

1.1 CONCEPTO DE COMUNICACIÓN VERBAL

La comunicación verbal también llamada comunicación oral, tiene la capacidad de utilizar la voz para expresar lo que se siente o piensa a través de las palabras; los gestos y todos los recursos de expresividad de movimientos del hablante forman parte de aquello que
inconscientemente acompaña a nuestras palabras pero que son comunicación no verbal.

Hay comunicación oral donde quiera que se diga algo a través de la palabra hablada. La expresión oral consiste en el empleo de la palabra (hablada) y del pensamiento, en forma correcta elegante y clara.

Las principales características de la comunicación verbal son las siguientes:
Es espontánea
Se rectifica
Utiliza modismos, dichos, etc.
Hay acción corporal
Se repiten palabras
Es casi siempre informal
Es dinámica
Se amplía con explicaciones
Rompe la sintaxis
Utiliza nuevos significados

De acuerdo con la anterior definición, podemos hablar de 2 tipos de lenguaje: el LENGUAJE VERBAL y el LENGUAJE NO VERBAL. Ambos están compuestos por SIGNOS.

LENGUAJE VERBAL: corresponde al lenguaje construido por palabras. Los sonidos que emanan de nuestra boca, es decir, este tipo de lenguaje es un sinónimo de comunicación verbal.

Lenguaje escrito: corresponde a la transcripción gráfica de los sonidos de las palabras, y podría considerarse como una manifestación del lenguaje verbal. Ya que es a partir de éste que aprendemos a dominar el lenguaje escrito, se trata de fijar nuestro pensamiento y
palabras en papel.

Cuando hablamos de comunicación o lenguaje, estamos hablando de signos, porque es a través de éstos que se transmite y decodifica la información. Los signos están presentes tanto en la comunicación verbal como no verbal.

SIGNO: es cualquier cosa que evoca o representa la idea de otra. Es un estímulo perceptible que un grupo de individuos relaciona naturalmente. “Es un hecho perceptible que nos da información sobre algo distinto del objeto, persona o situación en sí mismo”.
“El signo es cualquier manifestación (visual, auditiva, etc.) que representa algo o lo evoca, es decir, ocupa su lugar”.

Ejemplos de signos: las indicaciones que aparecen en las calles o carreteras para nombrar la circulación de los vehículos, o las palabras que empleamos para comunicarnos cuando hablamos o escribimos. Agitar la mano abierta mostrando la palma es un signo que usamos para despedirnos en lugar de la palabra “adiós”.
Ahora bien, dentro de los signos producidos por el hombre, existen aquellos de naturaleza oral
o verbal: los signos lingüísticos.

SIGNOS LINGÜÍSTICOS: su finalidad esencial es la de establecer la comunicación y son la base de la LENGUA. Los utilizamos todos los días al hablar y escribir. Es decir, los que conforman la voz y la escritura a través de las palabras.

El hombre crea sus propios derechos, que son producto de su inteligencia y capacidad para comunicarse, habilidades que le permiten organizarse para adaptarse e influir e si entorno, lo cual se ha observado desde tiempos de los antiguos griegos. Isócrates, en su obra Nicocles, se refirió a ello y destacó la idea de qué es lo que distingue al hombre de los demás seres vivos:
“En la mayor parte de nuestras habilidades no somos diferentes de los otros animales, somos menos fuertes y nos faltan cualidades que éstos tienen. Sin embargo, tenemos el poder de persuadirnos unos a otros, y por esto hemos podido evitar vivir como bestias. Porque nos
hemos agrupado, hemos construido ciudades e impuesto leyes y creado las artes, y la palabra nos ha ayudado a obtener prácticamente todas las cosas…No hay nada que se haga con inteligencia, que no se haga con la palabra. Observamos que la habilidad de hablar
eficazmente es el mejor signo de la inteligencia”.

Por medio de la palabra –lo que los antiguos griegos llamaron logos: la habilidad de comunicarse, de argumentar y persuadir-, el hombre ha formado su mundo.

 

 

10 errores comunes de gestión del tiempo

10 errores comunes de gestión del tiempo

Errores en la gestión del tiempo

10 Errores comunes de gestión de tiempo

Errores comunes en la gestión del tiempo

Evitar errores comunes

————————————————– ——————————

Errores de gestión de tiempo

Evite estos errores si quiere ser altamente productivo.

¿Qué tan bien maneja su tiempo? Si usted es como muchas personas, su respuesta no puede ser completamente positiva!

Tal vez usted se siente sobrecargado, y que a menudo tiene que trabajar hasta tarde para cumplir los plazos. O tal vez sus días parecen pasar de una crisis a otra, y esto es agotador y desmoralizante.

Muchos de nosotros sabemos que podríamos estar manejando nuestro tiempo con mayor eficacia, pero puede ser difícil identificar los errores que estamos cometiendo, y saber cómo podemos mejorar.

Cuando manejemos nuestro tiempo y, seamos excepcionalmente productivos en el trabajo, y nuestros niveles de estrés muy bajos. Podremos dedicar el tiempo a los proyectos mas interesantes de alta recompensa y que pueden lleva a una diferencia real en una carrera. En resumen, seremos felices!

En este tema estamos relacionando los diez errores de gestión del tiempo más comunes, así como la identificación de estrategias y consejos que puede utilizar para superarlos. Estos diez errores son:

Error nº 1. No mantener una lista de tareas pendientes

¿Alguna vez tiene esa sensación de que se ha olvidado de hacer un trabajo importante? Si es así, es probable que no utilice una lista de cosas por hacer para mantenerse al corriente de las cosas. (O, si lo hace, es posible que no la  esté utilizando de forma efectiva!)

El truco con el uso de las listas de tareas se encuentra efectivamente en la priorización de las tareas en la lista. Mucha gente utiliza una A – Sistema de codificación F (A para los artículos de alta prioridad, F para las prioridades muy bajas). Como alternativa, puede simplificar mediante el uso de la A a la D, o mediante el uso de números.

Si usted tiene grandes proyectos en su lista, a continuación, a menos que usted tenga cuidado, las entradas para estos pueden ser vagas e ineficaces. Por ejemplo, es posible que haya escrito “Inicio en la propuesta de presupuesto.” Pero, ¿qué implica esto? La falta de detalles aquí podría hacer posponer las cosas, o se pierda pasos clave. Así que asegúrese de que detalla las grandes tareas o proyectos, en pasos de acción específicos.

Entonces no se pasará por alto algo importante.

Error nº 2. Sin Metas Personales

¿Sabe dónde le gustaría estar en seis meses? ¿Y el año que viene, o incluso 10 años? Si no es así, es hora de establecer algunas metas personales!

El establecimiento de metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque las metas que te dan un destino y la visión de trabajar hacia ellas. Cuando sabe dónde quiere ir, puede administrar sus prioridades, tiempo y recursos para llegar allí. Las metas también le ayudarán a decidir en que vale la pena gastar su tiempo, y lo que es sólo una distracción.

Para aprender a configurar, los objetivos mas eficaces, leer sobre Fijación de Metas La teoría de Locke. Aquí aprenderá cómo establecer metas claramente definidas que le mantendrá motivado.

La teoría de Locke opera sobre la premisa que dice que los individuos crean sus metas tomando decisiones cuidadosas para hacerlo y están comprometidos a cumplir con esas metas en virtud de la meta que se han establecido. Básicamente, la teoría de Locke establece que si un individuo se propone metas, estará motivado para lograr dichos objetivos en virtud de las mismas o por el solo hecho de haberlas establecido. Deben existir varios elementos para que ésto tenga efecto. Las metas deben ser claras, desafiantes y alcanzables y debe haber algún método por el cual recibas respuestas. Locke piensa que la meta en sí misma no es la motivación, pero sí la diferencia que se percibe entre lo que se logró y para lo que se planeó.

Desempeño y dificultad de las metas

Locke y los profesores Steve Motowidlo y Phil Bobko encontraron que “las altas expectativas conducen a niveles más altos de desempeño”, algo que coincide con la teoría de expectación de Vroom, que tiene las variables de atracción e instrumentos. Contradictoriamente, también demuestran que cuando las expectativas son bajas pero el nivel de la meta es alto, el desempeño también puede ser alto.

Mecanismo de los objetivos

Las metas tienen cuatro funciones primarias:

  1. Al especificar una meta, uno debe dirigir el enfoque hacia esa meta y no prestar atención a las actividades que no se relacionan a ella.
  2. El establecimiento de una meta es un acto de conducta estimuladora. De acuerdo a Locke, “las metas altas conducen a un esfuerzo mayor que las metas menos pretenciosas”.
  3. Las metas tienen un efecto positivo sobre la persistencia. Sin embargo, existe una relación inversa entre el tiempo y la intensidad.
  4. Las metas, de manera inconsciente, dirigen a la persona hacia el descubrimiento de mejores maneras de lograr cosas, ya sean cálculos o actos físicos.

Moderadores de las metas

La teoría de Locke afirma que, para que una meta sea exitosa, la persona debe comprometerse con ésta por completo y poseer auto eficacia. Esta auto eficacia debe comenzar con el hecho de que la persona fue asignada para esa tarea y por lo tanto se cree que es capaz de completarla. También descubrió que “para que las metas sean efectivas, las personas necesitan respuestas que revelen el progreso en relación a ellas. Si no saben cómo les está resultando, es difícil o imposible para ellos ajustar el nivel o la dirección de sus esfuerzos o ajustar sus estrategias de desempeño para que encajen con lo que requieren las metas”. La complejidad de las tareas también modera los efectos de las metas porque las metas más complejas requieren estrategias más complejas que las metas con menor dificultad. Últimamente, las metas más complejas requieren metas próximas antes que una meta distante y singular. Básicamente, las metas complejas deberían dividirse en varias metas pequeñas. El establecimiento de las metas próximas también promueve el progreso de la respuesta.

Limitaciones

Como lo ha notado Locke, su teoría de las metas tiene varias limitaciones:

  1. El conflicto de la meta. A veces un individuo tiene varias metas, algunas de las cuales pueden estar en conflicto. Cuando ésto sucede, el desempeño sufrirá.
  2. Las metas y los riesgos. Las metas más complejas y sus tiempos pueden incitar a comportamientos y estrategias más riesgosas.
  3. Personalidad. El éxito de la meta se efectúa por la auto-eficacia. También, la personalidad juega un rol importante en la determinación y el acercamiento de la meta.
  4. Las metas y la motivación del subconsciente. Los motivadores del subconsciente afectan a las personas en forma regular, pero no se ha estudiado cómo afectan el desempeño para alcanzar las metas.

 

.

Error nº 3. No Priorizar

Su ayudante acaba de entrar en una crisis que hace necesitarle para hacer frente en este momento, pero Vd. está en medio de una tormenta de ideas para un nuevo cliente. Está casi seguro de que se le ocurrió una brillante idea para su campaña de marketing, pero ahora corre el riesgo de perder el hilo de su pensamiento debido a esta “emergencia”.

A veces, es difícil saber cómo priorizar, sobre todo cuando se está frente a una avalancha de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizar las tareas con eficacia si desea administrar mejor su tiempo.

Una herramienta que le ayudará a dar prioridad efectiva es la matriz urgente / importante. Esto ayuda a entender la diferencia entre las actividades urgentes y actividades importantes. Usted también aprenderá cómo superar la tendencia a centrarse en lo urgente.

La Matriz de prioridades de acción es una herramienta útil que le ayudará a determinar si una tarea es de alto rendimiento y de alta prioridad, o de bajo valor. Manejará su tiempo mucho mejor durante el día, si usted sabe la diferencia.

Error nº 4. El no poder dominar las distracciones

¿Sabe usted que se puede perder hasta dos horas al día a causa de las distracciones? Piense cuánto podría conseguir de hecho si pudiera tener ese tiempo.
Si provienen de correos electrónicos, chats de mensajería instantánea, colegas en una crisis, o las llamadas de los clientes por teléfono, las distracciones que nos impiden alcanzar el ritmo, que es el trabajo satisfactorio y aparentemente sin esfuerzo que hacemos cuando estamos 100 por ciento comprometidos en una tarea.

Si quiere hacerse con el control de su día y hacer mejor su trabajo, es vital saber cómo minimizar las distracciones y gestionar eficazmente las interrupciones. Por ejemplo, apagar el chat de mensajería instantánea al que hay que centrarse, y que la gente sepa si están distrayendo demasiado a menudo. También debe aprender a mejorar su concentración, incluso cuando se enfrenta a distracciones.

– Correos electrónicos: planifique uno o dos momentos al dia para recibirlos y enviarlos. Por ejemplo a primera hora de la mañana y a última hora. Si lee y contesta de forma ordenada y dedicando ese tiempo únicamente a los correos, ahorrará mucho tiempo.

– Llamadas telefónicas: Intente que sean las mínimas. Pida a sus relaciones, clientes, proveedores, etc, que se comuniquen con Vd por correo, whatsapp o similares. Se necesita mucho menos tiempo para hacer una gestión o quedar con su novia por correo o whatsapp que por teléfono.

– Whatsapp y similares: quite el sonido de aviso en el móvil y conteste sólo en sus pausas.

Error nº 5. Dilación

La dilación se produce cuando se queda fuera de las tareas en las que debe centrarse en estos momentos. Al posponer las cosas, se siente culpable de no haber comenzado, se llega a temer hacer la tarea, y, finalmente, todo se pone contra usted cuando no puede completar el trabajo a tiempo.

Empiece por tomar nuestro concurso dilación para determinar si la dilación es un problema en su vida. Si es así, entonces aprender las estrategias necesarias para superar la dilación.

Una estrategia útil es decirse a si mismo que sólo vas a empezar en un proyecto de diez minutos. A menudo, los indecisos sienten que tienen que completar una tarea de principio a fin, y esta alta expectativa les hace sentirse abrumados y ansiosos. En su lugar, centrese en dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. Eso es todo!

También puede resultarle útil usar planes de acción. Éstos ayudan a romper los grandes proyectos en pasos manejables, por lo que es fácil de ver todo lo que hay que hacer, y para que pueda completar pequeñas partes a la vez. Hacer esto puede hacerle dejar de sentirse abrumado al principio de un proyecto nuevo.

Error nº 6. Acaparar

¿Es usted una persona que tiene dificultades para decir “no” a la gente? Si es así, es probable que tenga demasiados proyectos y compromisos en su bandeja. Esto puede conducir a malos resultados, el estrés y la baja moral.

O bien, puede ser un micromanager: alguien que insiste en controlar o hacer todo el trabajo ellos mismos, porque no pueden confiar en nadie más para hacerlo correctamente. (Esto puede ser un problema para todo el mundo – no sólo los administradores)

En cualquier caso, acaparar es un mal uso de su tiempo, y se puede obtener una reputación de producir apresurado, de realizar un mal trabajo.

Para detener esto, aprender el arte sutil de decir “sí” a la persona, pero “no” a la tarea. Esta habilidad le ayuda a hacerse valer, mientras que todavía mantiene buenas sensaciones dentro del grupo. Si la otra persona comienza a insistirle para decir “sí” a su solicitud, aprenda a mantener la calma bajo presión.

Error nº 7. Procurar estar en “ocupado”

Algunas personas tienen una necesidad de estar ocupados. Los plazos cortos, los correos electrónicos sin fin, las pilas de archivos que necesitan de atención sobre el escritorio, la carrera desenfrenada a la reunión … Lo que es un subidón de adrenalina!

El problema es que una “adicción al ajetreo” rara vez significa que usted es eficaz, y puede conducir a la tensión.

En su lugar, trate de reducir la velocidad, y aprender a gestionar mejor su tiempo.

Error nº 8. Multitarea

Para llegar a la cima de su carga de trabajo, Pili escribe regularmente mensajes de correo electrónico mientras conversa por teléfono con sus clientes. Sin embargo, mientras que Pili cree que este es un buen uso de su tiempo, la verdad es que puede necesitar de un 20 a un 40 por ciento más de tiempo para terminar una lista de tareas cuando está realizando varias a la vez, en comparación con la realización de la misma lista de tareas en secuencia. El resultado es que hace ambas tareas mal – sus correos electrónicos están llenos de errores, y sus clientes se sienten frustrados por su falta de concentración.

Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de múltiples tareas, y, en cambio, concentrarse en una tarea a la vez. De esta manera, va a producir un trabajo de mayor calidad.

Error nº 9. No tomar descansos

Es agradable pensar que se puede trabajar durante 8-10 horas seguidas, especialmente cuando se trabaja con una fecha límite. Pero es imposible que alguien pueda concentrarse y producir un trabajo realmente de alta calidad sin dar su cerebro tiempo para descansar y recargar energías.

Por lo tanto, no descarten roturas como “perder el tiempo”. Proporcionan valioso tiempo de inactividad, lo que le permitirá pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

Si es difícil para usted dejar de trabajar, a continuación, programe descansos por sí mismo, o establecer una alarma para recordarlo. Ir a dar un paseo rápido, tomar una taza de café, o simplemente sentarse y meditar en su escritorio. Trate de tomar cinco minutos por cada hora o dos. Y asegúrese de que se da el tiempo suficiente para la comida – no producirá un trabajo de calidad superior, si tiene hambre!

 

– La siesta es la mejor solución para un dia que necesita ser largo y productivo. 45 minutos de siesta le darán 2 o 3 horas adicionales de rendimiento al 100%. La siesta constituye una de las mejores inversiones que puede realizar.

Error nº 10. Programar ineficazmente tareas

¿Es usted una persona de mañana? ¿O usted encuentra su mejor energía al atardecer o por la noche? Todos nosotros tenemos diferentes ritmos, es decir, los diferentes momentos del día en que nos sentimos más productivos y energéticos.

Puede hacer el mejor uso de su tiempo mediante la programación de trabajo de alto valor durante la hora punta, y el trabajo de baja energía (como devolver llamadas y revisar el correo electrónico), durante su tiempo de “baja”.

Puntos clave

Una de las maneras más eficaces de mejorar su productividad es reconocer y rectificar errores de gestión del tiempo.

Cuando se toma el tiempo para superar estos errores, hará una gran diferencia en la productividad – y usted también va a ser más feliz, y experimentar menos estrés!

 

Listas de tareas

Listas de tareas

La clave de la eficiencia

————————————————– ——————————

Lista de tareas

¿A menudo siente abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer, o te encuentras falta plazos? ¿O es que a veces sólo se olvide de hacer algo importante, por lo que la gente tiene que perseguir a realizar el trabajo?

Todos estos son síntomas de no mantener un adecuado “To-Do List”. Listas de tareas son las listas de todas las tareas que debe llevar a cabo prioridad. Ellos lista de todo lo que tiene que ver con las tareas más importantes en la parte superior de la lista, y las tareas menos importantes en la parte inferior.

Al mantener una lista de tareas, se asegura de que sus tareas están escritas en un mismo lugar para que no se olvide nada importante. Y por priorizar las tareas, a planificar el orden en que se va a hacer, de modo que usted puede decir lo que necesita su atención inmediata, y lo que puede salir hasta más tarde.

Listas de tareas son esenciales si usted va a vencer a la sobrecarga de trabajo. Cuando no se utiliza Listas de tareas con eficacia, usted aparece desenfocada y poco fiable para los que te rodean. Cuando no se utilicen con eficacia, usted estará mucho mejor organizada, y serás mucho más fiable. Usted experimentará menos tensión, con la certeza de que no ha olvidado nada importante. Más que esto, si le da prioridad de forma inteligente, vas a dedicar su tiempo y energía en actividades de alto valor, lo que significa que usted es más productivo y más valioso para su equipo.

Mantener una lista de tareas adecuadamente estructurada y pensada suena bastante simple. Pero puede ser sorprendente la cantidad de personas que no pueden utilizar las listas de tareas a todos, no importa utilizarlos de manera efectiva. De hecho, es a menudo cuando la gente empieza a usar las listas de tareas con eficacia y prudencia que hacen sus primeros avances de productividad personal, y empezar a hacer un éxito de su carrera.

Preparar una lista de tareas pendientes

Para comenzar a preparar su lista de tareas pendientes, descargue nuestra plantilla To-Do List. (. Escribir su lista en un papel o lo ponga en un documento que es la manera más simple y más fácil de empezar a utilizar To-Do Lists) A continuación, siga estos pasos:

Paso 1:

Anote todas las tareas que tiene que completar. Si son grandes tareas, romper el primer paso de acción y escribir esto en la tarea más grande. (Idealmente, las tareas o pasos a seguir deben tomar más de 1-2 horas para completarse.)

Nota:
Puede que le resulte más fácil compilar varias listas (personal, estudios, trabajo y listas de tareas pendientes, por ejemplo). Pruebe con diferentes enfoques y utilizar lo mejor para su propia situación.

Paso 2:

Ejecutar a través de estas tareas asignación de prioridades de la A (muy importante, o muy urgente) a F (poco importante, o nada en absoluto urgente).

Si demasiadas tareas tienen una alta prioridad, ejecute a través de la lista de nuevo y degradar los menos importantes. Una vez que haya hecho esto, vuelva a escribir la lista en orden de prioridad.

Uso de las listas de tareas pendientes

Para utilizar su Lista de tareas, simplemente su forma de trabajo a través de él con el fin, que trata de las tareas una prioridad en primer lugar, luego el B, el Cs, y así sucesivamente. Como completar las tareas, marque a retirarse o atacar a través.

Puede utilizar Listas de tareas de diferentes maneras en diferentes situaciones. Por ejemplo, si usted está en un papel de tipo de ventas, una buena manera de motivar a ti mismo es mantener a su lista de tareas relativamente corto, y su objetivo es completar todos los días.

En usted está en un papel operativo, o si las tareas son grandes o dependen de muchas otras personas, entonces puede ser mejor centrarse en una lista de más largo plazo, y el “chip away” en ella día a día.

Muchas personas encuentran útil para gastar, digamos, 10 minutos al final del día, las tareas de la organización en su lista de tareas pendientes para el día siguiente.

Consejo:
Una vez que usted se sienta cómodo usando Listas de tareas, puede empezar a diferenciar entre la urgencia e importancia. Para más información sobre esto, vea nuestro artículo sobre la Matriz urgente / importante.

Uso del software

Aunque el uso de una lista de papel es una manera fácil de empezar a usar Listas de tareas, los enfoques basados ​​en software pueden ser más eficientes, a pesar de la curva de aprendizaje. Estos pueden recordar eventos o tareas que pronto serán vencidos, sino que también se pueden sincronizar con el teléfono o correo electrónico, y que se pueden compartir con otras personas en su equipo, si usted está colaborando en un proyecto.

Hay muchos programas de software de gestión del tiempo disponible. En un nivel simple, se puede usar MS Word o MS Excel para administrar sus listas de cosas por hacer. Algunas versiones de Microsoft Outlook y otros servicios de correo electrónico como Gmail, tienen listas de tareas y listas de tareas pendientes como características estándar. Recuerde que la leche es una herramienta de administración de tareas en línea popular que se sincronizarán con su smartphone, PDA, o cuenta de correo electrónico. Incluso se puede mostrar en sus tareas a realizar de lista son en un mapa. Otros servicios similares son Todoist y Toodledo.

Una de las mayores ventajas de utilizar un enfoque basado en software para administrar su lista de cosas por hacer es que se puede actualizar fácilmente. Por ejemplo, en lugar de rascarse de tareas y volver a escribir la lista de todos los días, el software le permite mover y dar prioridad a las tareas rápidamente.

Consejo:
Todos pensamos, planificar y trabajar de manera diferente. Un programa que funciona bien para un colega que no funcione bien para usted, simplemente porque se aprende y piensa en su propio camino. Por esta razón, es útil para investigar y probar varias formas diferentes de compilar su lista de cosas por hacer antes de decidirse por un solo sistema.

Ejemplos

Listas de tareas pueden ayudarle a mantenerse en la cima de los proyectos importantes y montones de tareas o decisiones deshechos.

Por ejemplo, imagine que está al frente de un equipo que está trabajando en un proyecto grande y complejo. Hay muchas tareas que hacer, y tantas personas que hacen ellos, que mantenerse en la cima de todo esto parece abrumadora.

Puede utilizar una lista de cosas por hacer en esta situación para ayudar a mantenerse organizado. Usted puede estructurar su lista de los miembros del equipo, escribir las tareas y fechas límite para cada persona en el proyecto. Cada día a medida que escribe a cabo sus propias tareas que deben completar, también se puede comprobar su equipo Lista de tareas para ver quién está trabajando en qué, y si algo se debe en ese día. También puede incluir otras tareas que tiene que completar como parte de su trabajo.

O imagina que estás en un puesto de ventas y tienen una larga lista de personas que usted necesita para hablar. Usted escribe una lista de todos los que tiene que llamar y cada cliente necesita ver, y empezar a priorizar.

Usted sabe que un cliente realmente interesado en su producto y está dispuesto a comprar, por lo que les priorizar con una “A” – se trata de una perspectiva que realmente vale la pena centrarse en. Por el contrario, sabe que otro prospecto que juega fuera contra varios competidores, lo que significa que el que va a hacer menos beneficios, y que hay una posibilidad razonable de que no obtendrá el negocio. Dar prioridad a esta persona con una “D”. Vale la pena hacer un esfuerzo aquí, pero usted debe concentrarse la mayor parte de su atención en mejores perspectivas.

Consejo:
Listas de tareas son particularmente útiles cuando se tiene un pequeño número de tareas que debe completar. Sin embargo, pueden llegar a ser incómodo cuando tienes demasiadas cosas en ellos, o cuando es necesario avanzar varios proyectos. En este punto, vale la pena comenzar a utilizar los programas de acción, que son versiones más escalables de listas de tareas.

Puntos clave:

Para estar bien organizados en el lugar de trabajo, usted necesita utilizar las listas de tareas o programas de acción. Mediante el uso de ellos, que se asegurará de que:
• ¿Te acuerdas de llevar a cabo todas las tareas necesarias.
• Usted abordar las tareas más importantes primero, y no pierda tiempo en tareas triviales.
• Usted no se estresan por un gran número de puestos de trabajo sin importancia.

Para elaborar un priorizada To-Do List, descargue nuestra plantilla y utilizarla para enumerar todas las tareas que debe llevar a cabo.

Marque la importancia de la tarea a su lado, con una prioridad de A (muy importante) a F (poco importante). Volver a redactar la lista en el orden de importancia. A continuación, llevar a cabo los trabajos en la parte superior de la lista en primer lugar. Estas son las más importantes tareas, más beneficiosas para completar.

También puede utilizar los enfoques basados ​​en software para administrar su lista de tareas pendientes. A menudo se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, y con frecuencia se puede sincronizar con el móvil.

 

 

Registro de actividad

Registro de actividad

Registros de actividad

Encontrar Más tiempo en su día
(También conocido como Diarios de actividad o empleo registra la actividad.)

Registros de actividad

————————————————– ——————————

De nuestro curso de Gestión del Tiempo

¿Cuánto tiempo pasas en el trabajo, haciendo cosas que no contribuyen a su éxito?

Al principio, usted puede decir “no mucho”. Pero – especialmente si usted no ha utilizado los registros de actividad antes – usted puede ser sorprendido por cuánto tiempo más se puede encontrar.

Cuando usted entiende correctamente cómo utilizar su tiempo en el trabajo, se puede minimizar o eliminar las actividades de bajo valor. Esto significa que usted puede hacer el trabajo de más alto valor, sin dejar de ser capaz de dejar el cargo en un momento sensible.

Así que, ¿cómo se puede entender esto? Una forma útil es mantener un registro de actividad, y eso es lo que estamos viendo en este artículo.

Acerca de los registros de actividad

Un registro de actividad (también conocido como un diario de actividades o un trabajo Activity Log) es un registro escrito de cómo gasta su tiempo.

Al mantener un registro de actividad durante unos días, usted puede construir una imagen precisa de lo que haces durante el día, y cómo invertir su tiempo. Usted encontrará que la memoria es bastante mala guía, y que el mantenimiento del registro es una experiencia reveladora!

Su registro de actividad también le ayudará a entender si está o no está haciendo su trabajo más importante en el momento adecuado del día. Por ejemplo, si usted es más enérgico y creativo de la mañana, que sería mejor hacer su trabajo más importante durante este tiempo. A continuación, puede centrarse en tareas más bajos de energía, tales como la respuesta a los correos electrónicos o devolver las llamadas, por la tarde.

Registros de actividad también son útiles para ayudar a identificar las actividades no esenciales que no ayudan a cumplir objetivos importantes. Por ejemplo, puede llegar a gastar mucho más tiempo del que usted piensa que la navegación por Internet, o conseguir café cada tarde. Cuando veas la cantidad de tiempo que está perdiendo en este tipo de actividades, puede cambiar la manera en que usted trabaja para eliminarlas.

Consejo:
No hay que confundir los registros de actividad con hojas de tiempo – estos se utilizan para informar sobre el uso del tiempo, y para el seguimiento del tiempo que dedica a una tarea o trabajo.

Cómo mantener un registro de actividad

Para mantener un registro de actividad, descargue esta plantilla o abrir una nueva hoja de cálculo y configurar los siguientes encabezados de columna:
• Fecha / Hora.
• Descripción de la actividad.
• ¿Cómo me siento.
• Duración.
• Valor (alto, medio, bajo, ninguno).

Después, sin cambiar su comportamiento más que tienes que hacerlo, anote todo lo que haces en el trabajo, y cuando lo haces.

Cada vez que cambie las actividades, ya sea en respuesta a correo electrónico, trabajando en un informe, la preparación de café o charlando con los colegas, anote lo que la actividad es el momento del cambio, y cómo se siente (alerta, plana, cansado, enérgico, y así sucesivamente).

Entonces, en un momento conveniente, vuelva a revisar el registro de actividad y anotar la duración de cada actividad, y si se trataba de una tarea de valor alto, medio, bajo o no. (Evaluar esta basado en lo lejos que ha contribuido a la consecución de sus objetivos de trabajo.)

Gestión del Tiempo

Aprendiendo de su registro de actividad

Una vez que haya ingresado su tiempo por unos días, analizar el registro de actividad. Es posible que se alarmó al ver la cantidad de tiempo que pasa en trabajos de bajo valor!

También puede ver que es enérgico en algunos momentos del día, y plano en otras partes. Mucho de esto puede depender de lo que eres, el resto rompe tomar, cuándo y lo que come, y el trabajo que usted está haciendo.

Una vez que haya analizado el registro de actividad, debe ser capaz de aumentar su productividad mediante la aplicación de una de las siguientes acciones a diversas actividades:
1. Eliminar o delegar trabajos que no son parte de su función, o que no ayudan a alcanzar sus objetivos. Estos pueden incluir tareas que otra persona en la organización debe estar haciendo (posiblemente con un salario inferior) o actividades personales, tales como el envío no laborales e-mails o navegar por Internet.
2. Programe sus tareas más difíciles para los momentos del día en sus niveles de energía son más altos. De esta manera, su trabajo será de mejor calidad, y que debería tomar menos tiempo para hacerlo. (Nuestro artículo, es esta una tarea de la mañana?, Tiene más información sobre cómo descubrir su hora punta del día.)
3. Reducir al mínimo el número de veces que se cambia de tipo de tarea. Por ejemplo, ¿podría revisar y responder los e-mails en sólo unos momentos del día, o de procesar todas las facturas al mismo tiempo todas las semanas?
4. Reducir la cantidad de tiempo que pasa en actividades personales legítimas, como la preparación de bebidas. (Por turnos en su equipo para hacer esto – que ahorra tiempo y refuerza el espíritu de equipo)

Consejo:
A veces, pasar demasiado tiempo en bajo valor o tareas de baja prioridad puede ser un síntoma de la falta de decisión. Encontrar la manera de lidiar con esto aquí.

Puntos clave

Registros de actividad son herramientas útiles para el análisis de cómo utiliza su tiempo. Ellos le ayudan a realizar un seguimiento de los cambios en la energía, la agilidad y la eficacia de todo el día, y ayudan a eliminar las actividades de perder el tiempo, para que pueda ser más productivo.

Una vez que haya analizado el registro de actividad, debe ser capaz de aumentar su productividad mediante la eliminación o la delegación de bajo valor las actividades, la programación de tareas desafiantes para la hora del día cuando se sienta lo mejor posible, minimizando el número de veces que se cambia de tipos de tareas y reducir el tiempo que pasa en actividades personales.

 

 

Prueba de productividad

Prueba de productividad

Descubra cómo puede hacer más cosas.

De nuestro curso de Gestión del Tiempo

Prueba de productividad

Cuando queremos hacer más, muchos de nosotros simplemente trabajamos más horas, incumplimos los plazos, y hacemos multitarea.

Aunque estas estrategias pueden proporcionar algún alivio a corto plazo, no son sostenibles en el largo plazo. Muy pronto, este enfoque se convierte en una forma de vida, lo que lleva a altos niveles de estrés y, finalmente, la falta de productividad.

La productividad es una medida de la cantidad a lograr – no de lo ocupado que está. Así que es mucho mejor aprender a trabajar de forma inteligente y organizarse para lograr más con su tiempo y recursos. Esto aumentará su productividad – y le ayudará a encontrar tiempo para hacer otras cosas.

El cuestionario a continuación le ayudará a entender lo productivo que es.  Los comentarios que siguen le ayudarán a identificar las estrategias que puede utilizar para aumentar su productividad, por lo que se puede hacer más, con menos estrés.

Cómo de productivo es usted?

1.  Yo uso la influencia del tiempo de otras personas para trabajar de manera eficiente.

2. Organizo mi día para aprovechar altibajos naturales en mi energía y motivación.

3. Busco activamente formas de mejorar el flujo de mi trabajo, y la forma en que realizo las tareas.

4. Puedo mantener la atención en una tarea durante un período de tiempo significativo.

5. Me paso mucho tiempo en busca de información o documentos, o buscando los elementos que faltan.

6. Busco activamente la manera de evitar perder tiempo y esfuerzo – tanto para mí como para mi equipo.

7. Puedo realizar varias tareas regularmente.

8. Yo uso el talento, el tiempo y la experiencia de otras personas de mi equipo para ayudar a hacer el trabajo.

9. Utilizo técnicas como subrayar y toma de notas para identificar los puntos clave de los documentos que recibo.

10. Yo uso un sistema formal para entender cómo paso mi tiempo.

11. Tengo un plan claro para hacer frente a perturbaciones e interrupciones.

12. El volumen de la correspondencia y la documentación que recibo a diario me abruma.

13. Demoro tareas difíciles o desagradables hasta el último minuto – o hasta que el problema desaparece por sí solo.

14. Para asegurarme de que las cosas se hacen bien, mantengo un estrecho seguimiento de las actividades y decisiones de otras personas en mi equipo.

15. Me parece que mi mente se distrae, y es difícil concentrarse durante mucho tiempo.

16. Yo hago todas las tareas asignadas a mí, y espero que poder mantenerme al día con el volumen de trabajo.

Este cuestionario destaca cinco elementos clave del trabajo productivo – la organización, la actitud, la delegación, la integración de la información, y el uso eficaz de los sistemas. Al aumentar el rendimiento y la eficacia en estas áreas, podrá lograr más en su día. También comenzará a entender dónde enfocar su tiempo y energía para mejorar su productividad y obtener mejores resultados.

Organización

(Preguntas 2, 5, 7, 10)

El primer paso en cualquier plan de mejora de la productividad es organizarse. Piense acerca de cómo organizar su espacio físico para que ayude, en vez de perturbe, su rendimiento. Mesas desordenadas y cajones afectan a la productividad, ya que pasa tiempo buscando entre montones de documentos, en vez de hacer actividades de alto valor. Aprender a ser organizado es un arte, y hay que trabajar en ello todos los días. Desde la organización de correo electrónico a la organización de sus archivos, hay muchos sistemas que pueden ayudarle a mejorar su entorno de trabajo.

Organización también implica la auto-conciencia, y tomar conciencia de la forma en que gasta su tiempo es esencial para mejorar la productividad. Un registro de actividad le muestra exactamente dónde usa bien su tiempo y donde se pierde el tiempo en el manejo de trabajo de baja prioridad, las interrupciones y distracciones. El registro de actividad también descubrirá si usted depende de múltiples tareas: hacer más de una cosa a la vez en realidad disminuye la productividad.

Conciencia de sí mismo también ayuda a entender cuando usted hace su mejor trabajo. Algunas personas hacen su mejor trabajo temprano por la mañana, y otros no lo son plenamente productivas hasta la tarde o por la noche. La comprensión de sus preferencias de patrón de trabajo le ayudará a programar las tareas prioritarias importantes para los momentos del día en que realice la mejor.
Actitud

(Preguntas 4, 11, 13, 15)

La siguiente parte de la mejora de la productividad tiene que ver con su actitud y el enfoque de su trabajo. La auto-motivación es muy importante si se quiere maximizar su productividad. Aprenda lo que le motiva a hacer su mejor trabajo – y luego cree el mejor entorno posible para que lo haga. Además, al crear un entorno que apoye la productividad, puede obtener ventajas. Este es un estado que le permite centrarse intensamente en su trabajo para lograr resultados increíbles.

Para llegar a esta zona de alta productividad, también debe reducir al mínimo o eliminar las interrupciones. Tenga un plan para la gestión de interrupciones, la gestión de su estrés y mejorar su concentración. Según vaya tomando medidas positivas para controlar el tiempo y horario, lo más probable es que reducirá el estrés, lo que le permitirá experimentar la energía más positiva. Esto es esencial para conseguir productividad, por lo que su plan de la productividad general apoya y mejora a la misma vez a empezar.

Su mentalidad es fundamental para aumentar la productividad y mejorar la gestión global de tiempo. Piense positivamente, y haga pequeñas acciones para mejorar su rendimiento. Esto le dará la motivación y la inspiración que necesita para seguir adelante con su plan. Empiece ahora mediante la adopción de una perspectiva positiva, y por creer que se puede, de hecho, ser productivos y lograr sus metas.

Delegación

(Preguntas 1, 8, 14)

Ser productivo no es un deporte solitario. Para ser realmente productivo en un entorno de trabajo, usted debe confiar en su equipo para ayudarle. Es por eso que los equipos de trabajo son la mejor forma de alcanzar los objetivos – en conjunto, se puede lograr mucho más que con los esfuerzos individuales de las personas.

Para usar el poder del trabajo en equipo, debe saber delegar con eficacia. Delegar no es simplemente tener a otros haciendo su trabajo – Delegación con éxito es asegurarse de que la persona adecuada realiza la tarea, independientemente de quién sea el responsable último de conseguir que se haga. Cuando las personas son capaces de trabajar en sus tareas de alta prioridad, todo el mundo – y su organización – gana. Si usted pasa mucho tiempo haciendo el trabajo que otras personas pudieran hacer, y no tiene tiempo para avanzar en sus propios objetivos clave, entonces usted necesita volver a evaluar quién debería hacer qué en una base regular.

Delegar con eficacia significa proporcionar apoyo y recursos suficientes para que la otra persona pueda realizar bien el trabajo. Esto no significa que la microgestión del proceso y el control cada 10 minutos que las cosas se están haciendo correctamente. Delegar con éxito es aprender a dejar ir y confiar en la gente a hacer lo que debe hacerse. Al hacer esto sobre una base regular y construir un equipo de personas en la que todos se ayudan mutuamente, según sea necesario, sus niveles de productividad se incrementará radicalmente.

 

“Me cuesta menos hacerlo yo mismo a que lo hagas tú”. Para conseguir una buena delegación que nos va a incrementar la productividad de forma considerable, es preciso que enseñemos adecuadamente. Tenemos que dejar que las personas hagan las cosas. Invertiremos tiempo, que no gastaremos. Tiempo invertido enseñando, animando y dejando que al principio las cosas cuesten mas tiempo del habitual. Esa inversión en tiempo dará sus frutos.

El aprendizaje debe ser práctico. Lo que a nosotros nos cuesta 10 minutos, precisaremos de 20 para enseñarlo y de otros 20 para controlarlo. Pero en el futuro nos ahorraremos todos esos minutos y tendremos los 10 extra.

 

“Estoy muy agobiado, no tengo tiempo de enseñarte nada”. En realidad en esta situación es cuando SI tiene tiempo de enseñar, para que en un futuro próximo deje de esta tan agobiado.

 

Hay que preveer los flujos futuros de trabajo para planificar tiempo en inversión de enseñanza.

Integración de Información

(Preguntas 9, 12)

Su productividad aumentará también cuando domine cómo identificar y utilizar la información rápidamente. Los correos electrónicos, notas, revistas especializadas, estudios publicados, informes de estado, las estadísticas de funcionamiento, los resultados financieros – estos son sólo algunas de las categorías de información que puede recibir de forma regular. Si intenta leer cada una de ellas en detalle, le podría llevar un día o más a la semana!

Por lo tanto, buscar estrategias para superar la sobrecarga de información. Usted debe acercarse a la información con un espíritu crítico. ¿Qué necesita saber? ¿Qué tipo de información le proporcionará un documento en particular? ¿Cómo utilizará esta información para mejorar la forma en que usted trabaja? Sus respuestas a preguntas como éstas le ayudarán a determinar el nivel de detalle que necesita de cada documento. Usted puede simplemente ser capaz de ignorar algunos artículos, o leer rápidamente los temas y de las partidas de los demás. Utilice estas y otras estrategias de lectura activa para ayudar a reducir el tiempo que pasa frente a la información y documentación.

Si tiene que leer una gran cantidad de información en detalle, aprenda velocidad de lectura. Si procesa e integra información de forma rápida y eficaz, le ayudará a trabajar de manera más productiva.

Sistemas Productivos

(Preguntas 1, 3, 6, 16)

Por último, para aumentar la productividad, mejore su organización y la de su equipo de trabajo.

Mejora de los sistemas de organización no sólo ayuda a conseguir más – también puede ayudar a su empresa a manejar sus activos con eficacia, para alcanzar sus objetivos y para tener más éxito.

 

Controle las tareas cotidianas, procesos y prácticas, y la revisión de cómo se puede hacer mejor las cosas. También, aprenda de los enfoques de manufactura esbelta, y preguntamos “¿Cómo podemos hacer lo que hacemos con menos residuos?”

Si se trata de reducir los cuellos de botella en un proceso o la realización de reuniones con mayor eficacia, todo lo que contribuye a un ambiente de trabajo más eficiente en última instancia, le hará más productivo.

Puntos clave:

No importa lo bien que se está realizando en estos momentos, casi siempre se puede mejorar la productividad. Cuando eres más productivo, contribuye fuertemente al éxito y la rentabilidad de su empresa. Y sienta bien tener el control de su tiempo y saber que puede producir los resultados que se espera de usted.

Para ser más productivos: organizarse, tener la actitud correcta, gestión de la información que reciba efectivamente, y buscar activamente formas de mejorar sus sistemas de trabajo. Tomando este enfoque le ayudará a aumentar su productividad y eficacia personal.