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10 errores comunes de gestión del tiempo

Errores en la gestión del tiempo

10 Errores comunes de gestión de tiempo

Errores comunes en la gestión del tiempo

Evitar errores comunes

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Errores de gestión de tiempo

Evite estos errores si quiere ser altamente productivo.

¿Qué tan bien maneja su tiempo? Si usted es como muchas personas, su respuesta no puede ser completamente positiva!

Tal vez usted se siente sobrecargado, y que a menudo tiene que trabajar hasta tarde para cumplir los plazos. O tal vez sus días parecen pasar de una crisis a otra, y esto es agotador y desmoralizante.

Muchos de nosotros sabemos que podríamos estar manejando nuestro tiempo con mayor eficacia, pero puede ser difícil identificar los errores que estamos cometiendo, y saber cómo podemos mejorar.

Cuando manejemos nuestro tiempo y, seamos excepcionalmente productivos en el trabajo, y nuestros niveles de estrés muy bajos. Podremos dedicar el tiempo a los proyectos mas interesantes de alta recompensa y que pueden lleva a una diferencia real en una carrera. En resumen, seremos felices!

En este tema estamos relacionando los diez errores de gestión del tiempo más comunes, así como la identificación de estrategias y consejos que puede utilizar para superarlos. Estos diez errores son:

Error nº 1. No mantener una lista de tareas pendientes

¿Alguna vez tiene esa sensación de que se ha olvidado de hacer un trabajo importante? Si es así, es probable que no utilice una lista de cosas por hacer para mantenerse al corriente de las cosas. (O, si lo hace, es posible que no la  esté utilizando de forma efectiva!)

El truco con el uso de las listas de tareas se encuentra efectivamente en la priorización de las tareas en la lista. Mucha gente utiliza una A – Sistema de codificación F (A para los artículos de alta prioridad, F para las prioridades muy bajas). Como alternativa, puede simplificar mediante el uso de la A a la D, o mediante el uso de números.

Si usted tiene grandes proyectos en su lista, a continuación, a menos que usted tenga cuidado, las entradas para estos pueden ser vagas e ineficaces. Por ejemplo, es posible que haya escrito “Inicio en la propuesta de presupuesto.” Pero, ¿qué implica esto? La falta de detalles aquí podría hacer posponer las cosas, o se pierda pasos clave. Así que asegúrese de que detalla las grandes tareas o proyectos, en pasos de acción específicos.

Entonces no se pasará por alto algo importante.

Error nº 2. Sin Metas Personales

¿Sabe dónde le gustaría estar en seis meses? ¿Y el año que viene, o incluso 10 años? Si no es así, es hora de establecer algunas metas personales!

El establecimiento de metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque las metas que te dan un destino y la visión de trabajar hacia ellas. Cuando sabe dónde quiere ir, puede administrar sus prioridades, tiempo y recursos para llegar allí. Las metas también le ayudarán a decidir en que vale la pena gastar su tiempo, y lo que es sólo una distracción.

Para aprender a configurar, los objetivos mas eficaces, leer sobre Fijación de Metas La teoría de Locke. Aquí aprenderá cómo establecer metas claramente definidas que le mantendrá motivado.

La teoría de Locke opera sobre la premisa que dice que los individuos crean sus metas tomando decisiones cuidadosas para hacerlo y están comprometidos a cumplir con esas metas en virtud de la meta que se han establecido. Básicamente, la teoría de Locke establece que si un individuo se propone metas, estará motivado para lograr dichos objetivos en virtud de las mismas o por el solo hecho de haberlas establecido. Deben existir varios elementos para que ésto tenga efecto. Las metas deben ser claras, desafiantes y alcanzables y debe haber algún método por el cual recibas respuestas. Locke piensa que la meta en sí misma no es la motivación, pero sí la diferencia que se percibe entre lo que se logró y para lo que se planeó.

Desempeño y dificultad de las metas

Locke y los profesores Steve Motowidlo y Phil Bobko encontraron que “las altas expectativas conducen a niveles más altos de desempeño”, algo que coincide con la teoría de expectación de Vroom, que tiene las variables de atracción e instrumentos. Contradictoriamente, también demuestran que cuando las expectativas son bajas pero el nivel de la meta es alto, el desempeño también puede ser alto.

Mecanismo de los objetivos

Las metas tienen cuatro funciones primarias:

  1. Al especificar una meta, uno debe dirigir el enfoque hacia esa meta y no prestar atención a las actividades que no se relacionan a ella.
  2. El establecimiento de una meta es un acto de conducta estimuladora. De acuerdo a Locke, “las metas altas conducen a un esfuerzo mayor que las metas menos pretenciosas”.
  3. Las metas tienen un efecto positivo sobre la persistencia. Sin embargo, existe una relación inversa entre el tiempo y la intensidad.
  4. Las metas, de manera inconsciente, dirigen a la persona hacia el descubrimiento de mejores maneras de lograr cosas, ya sean cálculos o actos físicos.

Moderadores de las metas

La teoría de Locke afirma que, para que una meta sea exitosa, la persona debe comprometerse con ésta por completo y poseer auto eficacia. Esta auto eficacia debe comenzar con el hecho de que la persona fue asignada para esa tarea y por lo tanto se cree que es capaz de completarla. También descubrió que “para que las metas sean efectivas, las personas necesitan respuestas que revelen el progreso en relación a ellas. Si no saben cómo les está resultando, es difícil o imposible para ellos ajustar el nivel o la dirección de sus esfuerzos o ajustar sus estrategias de desempeño para que encajen con lo que requieren las metas”. La complejidad de las tareas también modera los efectos de las metas porque las metas más complejas requieren estrategias más complejas que las metas con menor dificultad. Últimamente, las metas más complejas requieren metas próximas antes que una meta distante y singular. Básicamente, las metas complejas deberían dividirse en varias metas pequeñas. El establecimiento de las metas próximas también promueve el progreso de la respuesta.

Limitaciones

Como lo ha notado Locke, su teoría de las metas tiene varias limitaciones:

  1. El conflicto de la meta. A veces un individuo tiene varias metas, algunas de las cuales pueden estar en conflicto. Cuando ésto sucede, el desempeño sufrirá.
  2. Las metas y los riesgos. Las metas más complejas y sus tiempos pueden incitar a comportamientos y estrategias más riesgosas.
  3. Personalidad. El éxito de la meta se efectúa por la auto-eficacia. También, la personalidad juega un rol importante en la determinación y el acercamiento de la meta.
  4. Las metas y la motivación del subconsciente. Los motivadores del subconsciente afectan a las personas en forma regular, pero no se ha estudiado cómo afectan el desempeño para alcanzar las metas.

 

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Error nº 3. No Priorizar

Su ayudante acaba de entrar en una crisis que hace necesitarle para hacer frente en este momento, pero Vd. está en medio de una tormenta de ideas para un nuevo cliente. Está casi seguro de que se le ocurrió una brillante idea para su campaña de marketing, pero ahora corre el riesgo de perder el hilo de su pensamiento debido a esta “emergencia”.

A veces, es difícil saber cómo priorizar, sobre todo cuando se está frente a una avalancha de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizar las tareas con eficacia si desea administrar mejor su tiempo.

Una herramienta que le ayudará a dar prioridad efectiva es la matriz urgente / importante. Esto ayuda a entender la diferencia entre las actividades urgentes y actividades importantes. Usted también aprenderá cómo superar la tendencia a centrarse en lo urgente.

La Matriz de prioridades de acción es una herramienta útil que le ayudará a determinar si una tarea es de alto rendimiento y de alta prioridad, o de bajo valor. Manejará su tiempo mucho mejor durante el día, si usted sabe la diferencia.

Error nº 4. El no poder dominar las distracciones

¿Sabe usted que se puede perder hasta dos horas al día a causa de las distracciones? Piense cuánto podría conseguir de hecho si pudiera tener ese tiempo.
Si provienen de correos electrónicos, chats de mensajería instantánea, colegas en una crisis, o las llamadas de los clientes por teléfono, las distracciones que nos impiden alcanzar el ritmo, que es el trabajo satisfactorio y aparentemente sin esfuerzo que hacemos cuando estamos 100 por ciento comprometidos en una tarea.

Si quiere hacerse con el control de su día y hacer mejor su trabajo, es vital saber cómo minimizar las distracciones y gestionar eficazmente las interrupciones. Por ejemplo, apagar el chat de mensajería instantánea al que hay que centrarse, y que la gente sepa si están distrayendo demasiado a menudo. También debe aprender a mejorar su concentración, incluso cuando se enfrenta a distracciones.

– Correos electrónicos: planifique uno o dos momentos al dia para recibirlos y enviarlos. Por ejemplo a primera hora de la mañana y a última hora. Si lee y contesta de forma ordenada y dedicando ese tiempo únicamente a los correos, ahorrará mucho tiempo.

– Llamadas telefónicas: Intente que sean las mínimas. Pida a sus relaciones, clientes, proveedores, etc, que se comuniquen con Vd por correo, whatsapp o similares. Se necesita mucho menos tiempo para hacer una gestión o quedar con su novia por correo o whatsapp que por teléfono.

– Whatsapp y similares: quite el sonido de aviso en el móvil y conteste sólo en sus pausas.

Error nº 5. Dilación

La dilación se produce cuando se queda fuera de las tareas en las que debe centrarse en estos momentos. Al posponer las cosas, se siente culpable de no haber comenzado, se llega a temer hacer la tarea, y, finalmente, todo se pone contra usted cuando no puede completar el trabajo a tiempo.

Empiece por tomar nuestro concurso dilación para determinar si la dilación es un problema en su vida. Si es así, entonces aprender las estrategias necesarias para superar la dilación.

Una estrategia útil es decirse a si mismo que sólo vas a empezar en un proyecto de diez minutos. A menudo, los indecisos sienten que tienen que completar una tarea de principio a fin, y esta alta expectativa les hace sentirse abrumados y ansiosos. En su lugar, centrese en dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. Eso es todo!

También puede resultarle útil usar planes de acción. Éstos ayudan a romper los grandes proyectos en pasos manejables, por lo que es fácil de ver todo lo que hay que hacer, y para que pueda completar pequeñas partes a la vez. Hacer esto puede hacerle dejar de sentirse abrumado al principio de un proyecto nuevo.

Error nº 6. Acaparar

¿Es usted una persona que tiene dificultades para decir “no” a la gente? Si es así, es probable que tenga demasiados proyectos y compromisos en su bandeja. Esto puede conducir a malos resultados, el estrés y la baja moral.

O bien, puede ser un micromanager: alguien que insiste en controlar o hacer todo el trabajo ellos mismos, porque no pueden confiar en nadie más para hacerlo correctamente. (Esto puede ser un problema para todo el mundo – no sólo los administradores)

En cualquier caso, acaparar es un mal uso de su tiempo, y se puede obtener una reputación de producir apresurado, de realizar un mal trabajo.

Para detener esto, aprender el arte sutil de decir “sí” a la persona, pero “no” a la tarea. Esta habilidad le ayuda a hacerse valer, mientras que todavía mantiene buenas sensaciones dentro del grupo. Si la otra persona comienza a insistirle para decir “sí” a su solicitud, aprenda a mantener la calma bajo presión.

Error nº 7. Procurar estar en “ocupado”

Algunas personas tienen una necesidad de estar ocupados. Los plazos cortos, los correos electrónicos sin fin, las pilas de archivos que necesitan de atención sobre el escritorio, la carrera desenfrenada a la reunión … Lo que es un subidón de adrenalina!

El problema es que una “adicción al ajetreo” rara vez significa que usted es eficaz, y puede conducir a la tensión.

En su lugar, trate de reducir la velocidad, y aprender a gestionar mejor su tiempo.

Error nº 8. Multitarea

Para llegar a la cima de su carga de trabajo, Pili escribe regularmente mensajes de correo electrónico mientras conversa por teléfono con sus clientes. Sin embargo, mientras que Pili cree que este es un buen uso de su tiempo, la verdad es que puede necesitar de un 20 a un 40 por ciento más de tiempo para terminar una lista de tareas cuando está realizando varias a la vez, en comparación con la realización de la misma lista de tareas en secuencia. El resultado es que hace ambas tareas mal – sus correos electrónicos están llenos de errores, y sus clientes se sienten frustrados por su falta de concentración.

Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de múltiples tareas, y, en cambio, concentrarse en una tarea a la vez. De esta manera, va a producir un trabajo de mayor calidad.

Error nº 9. No tomar descansos

Es agradable pensar que se puede trabajar durante 8-10 horas seguidas, especialmente cuando se trabaja con una fecha límite. Pero es imposible que alguien pueda concentrarse y producir un trabajo realmente de alta calidad sin dar su cerebro tiempo para descansar y recargar energías.

Por lo tanto, no descarten roturas como “perder el tiempo”. Proporcionan valioso tiempo de inactividad, lo que le permitirá pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

Si es difícil para usted dejar de trabajar, a continuación, programe descansos por sí mismo, o establecer una alarma para recordarlo. Ir a dar un paseo rápido, tomar una taza de café, o simplemente sentarse y meditar en su escritorio. Trate de tomar cinco minutos por cada hora o dos. Y asegúrese de que se da el tiempo suficiente para la comida – no producirá un trabajo de calidad superior, si tiene hambre!

 

– La siesta es la mejor solución para un dia que necesita ser largo y productivo. 45 minutos de siesta le darán 2 o 3 horas adicionales de rendimiento al 100%. La siesta constituye una de las mejores inversiones que puede realizar.

Error nº 10. Programar ineficazmente tareas

¿Es usted una persona de mañana? ¿O usted encuentra su mejor energía al atardecer o por la noche? Todos nosotros tenemos diferentes ritmos, es decir, los diferentes momentos del día en que nos sentimos más productivos y energéticos.

Puede hacer el mejor uso de su tiempo mediante la programación de trabajo de alto valor durante la hora punta, y el trabajo de baja energía (como devolver llamadas y revisar el correo electrónico), durante su tiempo de “baja”.

Puntos clave

Una de las maneras más eficaces de mejorar su productividad es reconocer y rectificar errores de gestión del tiempo.

Cuando se toma el tiempo para superar estos errores, hará una gran diferencia en la productividad – y usted también va a ser más feliz, y experimentar menos estrés!

 

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